É mais comum do que se imagina, chegar em uma empresa e ver as melhores maquinas paradas? Você acredita?
Conhecer parque de equipamentos de TI de um empresa é uma coisa simples, quando a empresa é pequena e você é um entendedor de TI ou tem um TI organizado e comunicativo. Mas quando a empresa é média ou grande? Como saber se o computador atende as necessidades das funções dos meus funcionários?
Para isto, um bom levantamento de todos os equipamentos de TI e as suas ocupações são importantes, deve-se saber qual configuração dos equipamentos, e qual a real utilização dos mesmos, para assim saber se ele está fazendo você ganhar ou perder dinheiro…
Como assim um equipamento pode fazer minha empresa ganhar ou perder dinheiro?
Isto mesmo, um equipamento parado ou subutilizado é perder dinheiro, foi um gasto desnecessário… Por outro lado um equipamento muito fraco, que fica atrasando as tarefas de um colaborador só serve para perder tempo do colaborador, ou seja, perda tempo é igual a perda de dinheiro. Agora um computador com as configurações ideais para executar as tarefas do colaborador é a média perfeita para não perder dinheiro por exagero nem por escassez de recursos, fazendo com que o equipamento se pague pelo tempo de uso.
Uma vez em uma consultoria, um diretor tinha 11 computadores novos guardados no armário esperando o melhor momento para utilizá-los! Então conversando, expliquei que um equipamento de TI guardado é depreciação de dinheiro, visto que parado ele ia perder a eficácia com o passar do tempo, visto a evolução dos softwares utilizados.
Outro exemplo de má gestão de TI, em uma consultoria, cheguei em uma empresa pequena, sem suporte de TI adequado, e o melhor computador é para o dono da empresa! Depois de um bom tempo de conversa, conhecendo a empresa, descobri que o dono da empresa só utilizava para ler os emails, e que isto durava em média 15 min por dia. Aí levantei uma questão, será que realmente o melhor computador tinha que ser para ele? Ou era apenas uma coisa de vaidade? Mas todos tinham medo dele e informaram que isto nunca ia mudar…, e ele era relutante a isto realmente, então, após pensar um pouco durante esta conversa, eu concordei com o dono e disse que o melhor computador tinha que ser o dele realmente, indo contra a opinião de todos na reunião! O dono ficou muito feliz por estar certo, porém, eu disse ainda, que achava o melhor local para o bando de dados era o computador dele, que fica em uma sala fechada, com ar-condicionado, em um local seguro. Quando ele saiu da reunião, todos me olharam e respondi, se o melhor computador tem que ser o dele, vamos usar por ele… e assim o computador do dono virou um servidor e acabou sendo utilizado não só por 15 min por dia, mais 24h por dia….
Em outra consultoria, vi que a empresa tinha varias impressoras comuns (domésticas) e que algumas funcionavam, outras não… era uma coisa caótica, para escanear tinha que ir no computador da fulana, quando ela não tivesse, era toners diferentes para comprar… Então a sugestão foi se desfazer daqueles “cacos”, e comprar uma impressora de rede, que não tivesse dependência de computador para funcionar, e o caos das impressões acabou, visto que a impressora de porte maior, diminui as manutenções seguidas, e consegue atender um volume maior de impressão, os colaboradores não dependem de outros para escanear ou tira fotocópias, agiliza processo, tempo e dá maior concentração sem um colaborador atrapalhar outro por falta de recurso. (Claro que isto foi um resumo, de todo o processo…)
Mas voltando ao parque de equipamentos de TI é importante para saber o que realmente se tem de equipamentos e se são utilizados ou não? Se eles te ajudam a ganhar dinheiro ou só te fazem perder dinheiro. Tem um tópico neste site que falo sobre compras de equipamentos, será que na hora da compra é aproveita uma “promoção fake” ou é realizado uma compra de verdade?
E os programas da sua empresas são da mesma versão?
Parece uma pergunta básica, mas já cheguei em empresas que os editores de texto eram diferentes, então um colaborador fazia um texto ou uma planilha, a diretora abria no computador dela e desconfigurava tudo… Ela perdia tempo configurando, ajustava e devolvia ao colaborador que abria e desconfigurava tudo outra vez… Assim, se tinha retrabalho várias vezes, e a cada vez mais perda de tempo, lembrando que no mundo dos negócios tempo é dinheiro.